English
Tiếng Việt
1. Nhận Booking Request từ khách hàng
* Lưu ý
Khi nhận Booking Request từ khách hàng, cần nắm được những thông tin cơ bản sau:
- Mặt hàng XK là gì?
- Trọng lượng hàng hóa?
- Loại container cần book?
- Cảng đi (POL)?
- Cảng đến (POD)?
- Ngày tàu chạy (ETD)?
2. Gửi Booking Request cho hãng tàu
* Lưu ý: Mỗi hãng tàu sẽ có cách gửi Booking Request khác nhau”
- Gửi qua mail cho bộ phận phụ trách booking của hãng tàu
- Submit thông tin booking trên website của hãng tàu
3. Gửi Booking Confirmation cho khách hàng
* Lưu ý:
- Trong mail gửi BC kho KH nên nhắc nhở KH xác nhận kế hoạch đóng hàng sớm nếu KH chưa gửi
- Khi có kế hoạch đóng hàng NV chứng từ sẽ phối hợp với bộ phận trucking của công ty sắp xếp xe lấy container rỗng để đóng hàng
4. Khách hàng gửi SI và VGM để làm BL
* Lưu ý:
Nên hỏi KH sử dụng loại BL nào (Original BL hay Surrendered BL)
5. Lên tờ khai hải quan
* Lưu ý:
Có hai trường hợp:
- Công ty lên tờ khai cho KH thì sẽ yêu cầu KH gửi những chứng từ cơ bản nhưu sau: Hợp đồng, Invoice, Packing List và Booking Confirmation của hãng tàu đã gửi.
- Khách hàng tự lên tờ khai
6. Hãng tàu gửi Draft BL
* Lưu ý:
Kiểm tra thông tin trên Draft BL và gửi cho KH xác nhận có cần sửa Draft BL không. Nếu có chỉnh sửa phải chỉnh sửa trước đeadline chỉnh sửa do hãng tàu quy định (thường thể hiện trên BC)
7. Hãng tàu gửi Debit Note
* Lưu ý:
Sau khi có Draft BL nên gửi mail cho bộ phận kế toán của hãng tàu đề nghị gửi Debit Note sớm để thanh toán nếu là cước phí trả trước (Freight prepaid)
8. Hãng tàu phát hành BL
* Lưu ý:
- Nếu KH lấy BL gốc thì hãng tàu sẽ phát hành BL vào ngày tàu chạy (ETD)
- Nếu KH lấy BL Surrendered thì thông thường sau khi nhận được thanh toán, hãng tàu sẽ surrendered BL
9. Gửi chứng từ cho đại lý (nếu có)
* Lưu ý:
- Chỉ khi phát hành House BL cho KH thì mới gửi chứng từ cho đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến
- Chứng từ gửi đại lý gồm House BL, Master BL và Debit Note nếu là cưới phí trả sau (Freight Collect)
~ Nguồn: Global Logistics & Trading co.,Ltd
